Căutăm un coleg nou, care să contribuie la creșterea agenției prin organizarea și coordonarea operațiunilor zilnice.
Vei avea o activitate diversă pentru că va trebui să te ocupi de taskuri pe partea administrativă, financiară și de resurse umane.
Vei oferi suport continuu departamentului tehnic și vei colabora cu acesta pentru a rezolva, pe partea administrativă, orice situație care poate afecta livrarea serviciilor către clienții agenției.
Office Manager-ul este responsabil pentru definirea, implementarea, coordonarea și optimizarea activităților administrative zilnice ale agenției din departamentele Financiar, HR, Juridic.
Durată contract: 2 ani (24 luni)
Normă: 8 ore
Dată începere activitate: 15 Noiembrie 2023
Locație: România, Remote
Responsabilități principale
Administrativ
- Redactare și răspunsuri la emailuri de la clienți, contabilitate, etc.
- Creare și actualizare de baze de date și proceduri de lucru proprii
- Crearea de rapoarte în Google Sheets, elaborarea și redactarea de situații, documente şi raportări (periodice şi ocazionale) conform solicitărilor managementului și procedurilor interne
- Organizarea de ședințe sau evenimente
- Documentări pe diverse teme
Financiar
- Facturi: calcularea onorariilor lunare, emiterea și transmiterea facturilor către clienți
- Urmărirea încasărilor și transmiterea de notificări de plată către clienți
- Raportări financiare
- Menținerea unei comunicări constante cu departamentele de Vânzări și Tehnic privind situațiile din conturile clienților care au impact direct asupra facturării, dar și asupra calității serviciilor prestate și a colaborării în general cu clienții agenției
- Centralizarea facturilor emise de către furnizori și comunicarea cu departamentul de contabilitate în vederea soluționării diverselor situații apărute
Juridic
- Întocmirea contractelor cu clienții agenției și trimiterea acestora către clienți, urmărirea procesului de semnare
- Actualizarea contractelor prin elaborarea de anexe și acte adiționale la contracte
- Intocmirea documentelor necesare și implementarea procesului stabilit la încetarea unui contract de prestări servicii
- Implementarea și urmărirea procesului legal de recuperare a creanțelor de la clienții restanțieri
HR
- Recrutare: promovare anunțuri de angajare, analiză și selectare CV-uri, contactare directă candidați, participare la interviuri, comunicare feedback către candidați
- Angajare: responsabil pentru întreg procesul de angajare, de la documentele legale necesare până la asigurarea echipamentelor de lucru și procesul de onboarding al noului angajat
- Pontaj și salarizare: evidență concedii și ore suplimentare, întocmire pontaj lunar, comanda către furnizorii agreați a beneficiilor extrasalariale și transmiterea acestor situații către contabilitate în vederea realizării ștatelor de plată lunare
- Suport punctual pentru angajați în funcție de necesitățile acestora și comunicarea către angajați a diverselor informații de natură administrativă și de interes general
- Organizarea teambuilding-ului anual
Ce așteptări avem de la tine
- Să ai experiență de minim 2 ani pe o poziție similară
- Să fii o persoană determinată, proactivă, foarte organizată și atentă la detalii
- Să îți organizezi eficient activitatea proprie, folosind aplicații specifice, cum ar fi Todoist pentru task management, Google Docs pentru documente, Google Sheets pentru calcule și situații, Slack pentru discuții interne, Zoom pentru call-uri video, etc.
Ce oferim
- Un salariu adecvat experienței tale
- Prime de Crăciun și Paște
- Tichete de Masă de 30 lei / zi lucrătoare
- Indemnizație de telemuncă de 400 lei / lună
- Un beneficiu extrasalariu, la alegere, dintre: asigurare medicală, decontare abonament sportiv, tichete culturale, tichete de vacanță
Despre Maximize:
- Suntem o agenție specializată în campanii PPC (Google Ads și Facebook Ads) pentru magazine online din România.
- Suntem o agenție remote, lucrăm de acasă.
- Suntem plătiți în funcție de rezultatele aduse. Din acest motiv suntem foarte atenți la a crea campanii profitabile pentru clienții noștri.
Hai să ne cunoaștem!
